Avant l’atelier

• Il faut contacter l’animateur principal de l’atelier pour valider les attentes.
• Vous devez vérifier comment les participants pourront poser des questions :
  • Est-ce que l’animateur veut que vous gardiez les questions du clavardage en note pour un moment précis ?
  • Est-ce que les gens lèvent la main ou écrivent-ils les questions dans le clavardage ?
• Il faut aussi planifier comment les gens auront accès aux documents de présentation. Si vous avez besoin de soutien à ce sujet, contactez-nous.
• Vous aurez à diffuser un fond d’écran en début de présentation. Vous pourrez récupérer celui de votre atelier à l’adresse aqifga.com/fondecran.

Au moment de l’atelier

• Idéalement, il faut arriver 15 minutes à l’avance et partager le fond d’écran indiquant le titre de l’atelier pour que les gens puissent s’assurer d’être au bon endroit.
• Pour le congrès 2022, nous avons convenu avec nos commanditaires pour diffuser de courtes vidéos publicitaires. Il faut partager votre écran avec son et diffuser la vidéo qui se trouve à l’adresse aqifga.com/pub### (il faut remplacer ### par les trois premiers chiffres du numéro d’atelier). Idéalement, on le fera 2 minutes avant le début de l’atelier. Si vous n’êtes pas familier avec la façon de partager l’écran et le son, consultez la section au bas de la page.
• Selon l’entente avec l’animateur, vous annoncez aux participants
  • Comment ils pourront poser des questions,
  • Quels sont les liens pour accéder aux documents,
  • Quel est le lien pour l’évaluation de l’atelier.
  • Dans le cas d’un webinaire enregistré, il faut aviser les gens qu’il y a un enregistrement pour qu’ils ferment leur caméra s’ils ne veulent pas être vus.
  • Pour certains ateliers qui utilisent Zoom, le nom qui apparaît dans la liste des participants peut être modifié. Pour faciliter les échanges, il serait bon de suggérer aux gens de mettre leur nom complet.
  • Nous vous suggérons aussi de demander aux gens de limiter l’utilisation du clavardage aux questions pour éviter que des discussions parallèles commencent et nuisent à l’attention des gens.
• Si l’animateur le souhaite, vous le présenter avec des notes qu’il vous aura fourni.
• Vous êtes responsable de la gestion du temps, c’est-à-dire que vous devez convenir avec l’animateur comment vous pourrez l’aviser quand il reste 10 minutes, 5 minutes et 1 minute pour conclure. Ces délais sont à titre indicatif et vous pourrez prendre d’autres ententes avec l’animateur pour vous assurer ensemble que l’atelier se termine autant que possible à l’heure prévue et qu’il ait le temps de présenter le contenu prévu.
• À la fin de l’atelier:
  • vous invitez les gens à compléter le formulaire d’évaluation à l’adresse aqifga.com/eval### (il faut remplacer ### par les trois premiers chiffres du numéro d’atelier),
  • et vous invitez les gens à visiter la salle virtuelle des exposants. Elle se trouve dans la page aqifga.com/congres sous l’onglet Salle des exposants.

Contact technique
Si vous avez des questions en tout temps, vous pouvez écrire à support@aqifga.com. Durant le congrès, vous pourrez aussi vous brancher à la salle virtuelle aqifga.com/support pour parler avec des membres de l’organisation qui pourront vous aider.